Планирование проекта оцифровки архивных коллекций

Планирование проекта оцифровки архивных коллекций

Планировать проект по оцифровке архивных коллекций – как балансировать по воздуху опираясь на тонкую верёвку. Все участники – канатоходцы.

Если каждый шаг согласуется с другим, оцифровка редкостей осуществляется плавно и эффективно. Если какой-то элемент процесса внедрен безрассудно, вся ваша работа  может стать неэффективной и расточительной и вы сорвётесь. В лучшем случае на коллег.

Опираясь на свой опыт в Филадельфии и подсказки коллег во время перекура, я очертила в крупных штрихах рабочие процессы и вопросы, на которые важно ответить ввязываясь в оцифровку коллекций. Текст представлен для ознакомления.

Определение

Всякое планирование целесообразно начать с определения потребностей, задачи. 

  • Какой объем материалов подлежит оцифровке? Почему?
  • Какие типы материалов включены в коллекции?
  • Какой срок исполнения и чем он обусловлен?
  • Какого результата хочется добиться?​​

Определение

Теперь просмотрите возможности вашей организации для достижения цели, определенной выше. Уместно ответить на вопросы: 

  • Какие кадровые ресурсы доступны?
  • Какие навыки оцифровки у имеющегося персонала?
  • Сколько места, физического и виртуального, вы готовы предоставить для выполнения проекта?
  • Какое оборудование для оцифровки доступно?
  • Какое оборудование для оцифровки необходимо?
  • Какое финансирование доступно?

Определение

Кто работать будет?

Где?

Внутри вашего архива, своими силами?

Или аутсорс?

Ответ на этот вопрос может предсказать успех или неудачу дела. 

Например, рассмотрим случай, когда возможность не соответствуют задаче. 

Если вы хотите к сроку оцифровать крупногабаритные материалы, а ни оборудования, ни навыков сшивки фрагментов файлов в фоторедакторе  у сотрудников нет, стоит рассмотреть возможность привлечения другой стороны для выполнения вашего проекта.  

Поддавшись искушению окунуться в проект по оцифровке без надлежащих ресурсов, вы получите результаты с недолгосрочными показателями. А помнить неудачный опыт – долго.

Зато отдавая материалы на аутсорс, гарантирован высокий риск повредить или потерять коллекцию.

Какое решение или ошибка обойдётся вам дороже?

проектом

Бывает оцифровка коллекции – задание само по себе, мол, хотим оцифровать дневники и письма учёной по случаю памятной даты.

А бывает так, что оцифровка коллекции – часть другого большого проекта.

Например, учреждение хочет организовать выставку посвящённую учёной.

Но показывать гостям станут не оригиналы, а факсимиле, а затем оттиски факсимиле станут сувернирной продукцией. Оцифровка в таком случае – только часть, веха проекта подготовки выставки.

Поэтому для того, чтобы управлять проектом оцифровки нужно установить:

  • промежуточные цели проекта.
  • систему измерения прогресса.
  • учёт количества и контроля за качеством оцифрованого материала. Это может быть распечатка с проименованными файлами и местом, где раписываются два сотрудника. Первый - за выполнение работы, второй - за проверку проделанной работы.

План работ по оцифровке

Определили задачу, выбрали кто будет работать, придумали как контролировать, а что такое оцифровка сама по себе? Из чего она состоит? Какие её этапы или процессы?

Оцифровка – это конвертация, перевод информации в цифровой формат. 

В Штатах принято выделять две рабочие группы по оцифровке: still image working group и audio-visual working group. Первая группа занимается разработкой общих руководящих принципов для получения в результате оцифровки недвижущихся изображений. А вторая  работает над методами звуковых записей и движущихся изображений.

Человеческим языком: первая группа оцифровывает недвижущиеся объекты от фотографий до скульптур, а вторая – оцифровывает видео и звук.  

Мой опыт связан с первой рабочей группой.

Вместе с тем, независимо от природы материала с которым нужно поработать, оцифровка включает в себя следующие шаги:

 

  • Отбор, выбор материалов
  • Оценка состояния материалов
  • Каталогизация, создание метаданных
  • Подготовка непосредственно к оцифровке
  • Оцифровка
  • Постобработка
  • Оценка качества
  • Архивирование
  • Публикация